«Аудит системы». Для чего он и кому может быть полезен?

Если система Scala/iScala была внедрена в Вашей компании несколько лет назад, и сегодня Вы продолжаете работать с системой «как тогда», хотя бизнес ушел вперед, возможно, стоит задуматься о том, чтобы подвергнуть «ревизии» процедуры работы в системе и настройки.

Помимо новых требований бизнеса, изменение законодательства также оказывает влияние на настройку системы и процедуры пользователей. В ходе работы у Ваших пользователей наверняка появляются пожелания по совершенствованию удобства работы с системой. Необходимость совершенствования бизнес-процессов и системы может быть вызвана и ротацией кадров, ведь со старыми сотрудниками (носителями знаний) уходят и сами знания...

Компания Epicor старается, чтобы её клиенты были в курсе новых услуг и продуктов, новых релизов и функциональности, регулярно проводя семинары, веб-презентации, дни клиента, и т.п. Часто, однако, клиенты самостоятельно не могут определиться, насколько новая функциональность может сделать процесс работы в системе более удобным, а данные, получаемые из системы, более наглядными. И происходит это, в первую очередь из-за того, что в рамках общей презентации «для всех» невозможно предугадать проблемы и вопросы, возникающие на конкретном рабочем месте конкретного клиента, а бизнес одной компании не похож на бизнес другой. Соответственно, рекомендации по настройкам и процедурам работы в Скале тоже отличаются.

При аудите системы опытным консультантом можно выявить несоответствие рабочих процедур современному уровню развития системы и существенно повысить её эффективность. Ведь то, что было невозможным несколько лет назад, вполне вероятно, уже возможно в новой версии системы, нужен лишь специалист, который сможет понять требования бизнеса и предложить новый, более эффективный алгоритм работы.

Как проводится аудит?

Частично, он напоминает процесс внедрения: сначала консультант беседует с руководителями, затем с ключевыми пользователями и выявляет «узкие места», требующие улучшения. Затем он анализирует настройки системы, пользовательские процедуры и готовит предложение по улучшению. Предложение может включать в себя несколько альтернативных вариантов. Варианты обсуждаются с руководителями/ключевыми пользователями со стороны клиента, выбирается наиболее подходящий вариант, обсуждаются дальнейшие шаги по его реализации.

В любом случае на «выходе» получается документ, описывающий текущие затруднения и предложения по их преодолению. Результаты после проведения аудита будут зависеть от потребностей конкретной компании. Например, в одном случае, потребуется настройка системы с нуля – «перевнедрение» (полное, или частичное - план счетов и аналитика, зарплата, обновление картотеки контрагентов, продажи, снабжение, и т.д.), в другом случае достаточно будет выполнить улучшение процедур на отдельных участках (репортинг, неиспользуемый новый функционал, минимизация трудозатрат по обработке данных через автоматический обмен информации и т.п.)

Кто будет проводить аудит?

Разумеется, это должен быть эксперт, имеющий большой опыт внедрения ERP системы Scala/iScala в различных компаниях

Сколько это может занять времени и сколько будет стоить?

Продолжительность зависит от конфигурации системы, количества настроенных и/или требуемых бизнес-процессов, отчетов и документов пользователей. Поэтому, время и стоимость должны быть согласованы в каждом конкретном случае.

Отчёт по результатам аудита и примеры отчётов, подготовленных по результатам внедрения, последовавшего за аудитом системы приводятся ниже:

• Отчет по аудиту, сокращенный для примера
• Примеры нескольких отчетов, подготовленных по результатам внедрения, последовавшего за аудитом