Множество проблем, связанных с функционированием ERP, возникают из-за недостаточного инвестирования в обучение персонала, а также в связи с недоработанностью политики занесения и поддержки актуальности данных в ERP.
Существует заблуждение, что иногда ERP сложно или невозможно адаптировать под документооборот компании и её специфические бизнес-процессы. В действительности, любому внедрению ERP-системы предшествует этап описания бизнес-процессов компании.

Материал из свободной русской энциклопедии «Традиция»

Заключение по результатам аудита

Экспертное заключение по результатам аудита использования информационной системы на базе iScala 2.2 SR2

1. Введение

Система iScala была установлена в компании несколько лет назад и настройки с тех пор практически не менялись (модернизировались), также не проводился анализ эффективности выполнения пользователями ежедневных процедур и операций. Часть первоначально обученных пользователей уже сменилась в результате смены персонала и ротации кадров, поэтому создалось впечатление, что система используется, не столь эффективно, как могла бы, если бы пользователям были доступны последние наработки специалистов-консультантов. Финансовый директор и руководитель отдела логистики инициировали процесс проведения аудита системы.

Второй причиной для проведения аудита послужил тот факт, что со времени пуска системы в эксплуатации произошли изменения в законодательстве Российской Федерации и некоторые процедуры уже не могли полностью автоматизировать ввод, обработку и получение фискальной отчетности – была необходимость в получении квалифицированной помощи по приведению обозначенных процедур в соответствие с изменившимся законодательством и возможностями новых версий системы iScala.

Организация проведения аудита: Проведение аудита происходило по сценарию процесса внедрения: консультант провел беседы руководителями, а затем с ключевыми пользователями и выявил «проблемные области и процедуры», которые описаны в соответствующем разделе настоящего документа. Выявленные проблемные области и процедуры были проанализированы и предложены способы их решения (изменение существующих или разработка новых процедур и настроек). Некоторые решения даны в нескольких альтернативных вариантах.

Дальнейшие шаги после проведения аудита: Предлагаемые решения должны быть обсуждены с заинтересованными руководителями подразделений и служб и после этого принято решение по приоритетам, срокам, стоимости и организации управления изменениями.

2. Назначение документа и целевая аудитория

Настоящий документ определяет цели, основные принципы, организационные требования, а также порядок проведения аудита системы iScala у клиента. В документе перечислены обнаруженные проблемные области и процедуры, даны варианты их решения и приведена примерная стоимость консультационных работ по внедрению предлагаемых решений.

Настоящий документ подготовлен для руководства компании-клиента, где проводился аудит системы, ключевых пользователей, а также руководителя проекта и ведущих консультантов со стороны консультационной компании. Информация, изложенная в настоящем документе должна помочь руководству компании-клиента принять решение о том:

  • какие проблемы в какой очередности (приоритете) должны быть решены,
  • какими ресурсами и в какие сроки должны быть выполнены задачи, и
  • какой бюджет проекта утвердить

3. Проблемные области и предложения по их решению

С 16 по 18 апреля 20... г. в ООО «.............» был проведён аудит использования системы, построенной на базе iScala 2.2. В процессе бесед с руководителями и сотрудниками финансовой службы и бухгалтерии управленческого и налогового учёта, отдела маркетинга и продаж, закупок, складского комплекса, а также отдела ИТ были выявлены следующие вопросы, создающие сложности при ежедневной работе с системой:

3.1. Многочисленные ошибки при подборе дверей по заказу на продажу

Описание проблемы: Сотруднику складского комплекса неудобно осуществлять подбор по стандартному списку подборки, содержащему до 80 строк похожей по наименованию продукции.

Предлагаемое решение: Подготовить внешний отчёт в виде матрицы, аналогично тому, как это приведено в приложении №1.

Оценка консультационных трудозатрат: от 6 до 8 часов.

3.2. Необходим список подборки, объединяющий несколько заказов одного покупателя

Описание проблемы: При отгрузке продукции покупателю по нескольким заказам удобнее было бы подбирать продукцию по одному общему документу, включающему в себя несколько заказов.

Предлагаемое решение: Необходимо разработать новых отчет, объединяющий несколько заказов одного покупателя для сотрудника отдела реализации. Данный отчет позволит сотрудникам данного отдела более эффективно формировать отгрузку по покупателям, объединяя несколько заказов. Документ подготовить в виде «внешнего» отчёта с возможностью выбора покупателя, открытых заказов по выбранному покупателю, строк выбранных заказов.

Оценка консультационных трудозатрат: от 6 до 8 часов.

3.3. Сложность при проведении регулярной выверки данных между модулями «Управление Запасами» и «Главная Книга»

Описание проблемы: Бухгалтер, отвечающий за учёт товаров, испытывает сложности при выверке данных между модулями «Управление Запасами» и «Главная Книга»

Предлагаемое решение: Подготовить отчёт по аналитическим проводкам по запасам с бухгалтерскими счетами (на основании информации из истории складских проводок Главной Книги).

Оценка консультационных трудозатрат: 8 часов.

3.4. Отчет по движению товаров по среднемесячной складской цене

Описание запроса: Сотрудниками управленческой бухгалтерии высказано пожелание видеть движение товаров по среднемесячной складской цене (только отчёт, без каких-либо изменений в iScala).

Предлагаемое решение: Подготовить отчёт о движении запасов по среднемесячной складской цене.

Оценка консультационных трудозатрат: 16 часов.

3.5. Использование отдельного счёта «Возврат товаров» взамен счёта «Реализация товаров»

Описание проблемы: При возврате товара от покупателя необходимо использовать отдельный счёт «Возврат товаров» взамен счёта «Реализация товаров».

Предлагаемое решение: Внести изменение в таблицу автоучёта модуля «Книга Продаж», использовать для данной операции отдельный код НДС «02» (в настоящий момент свободен). Внести изменения в пользовательскую инструкцию и провести обучение пользователей.

Оценка консультационных трудозатрат: от 6 до 8 часов.

3.6. Дополнительный анализ дебиторской задолженности

Описание проблемы: Необходим анализ дебиторской задолженности не только по отдельным покупателям, но и по направлениям (группам товара), т.к. один и тот же покупатель может покупать товары, относящиеся к разным группам (счета выставляются отдельно).

Предлагаемое решение: Подготовить «внешний» отчёт с возможностью группировки по группе товара/покупателю или, наоборот, покупателю/группе товара. Провести обучение для сотрудников отдела продаж и бухгалтера, осуществляющего учёт расчётов с покупателями.

Оценка консультационных трудозатрат: от 9 до 12 часов.

3.7. Ошибки ввода

Описание проблемы: Отдельные сотрудники отдела продаж делают многочисленные ошибки при вводе новых товаров и заказов на продажу, особенно при операциях возврата товаров от покупателя. К сожалению, нами выявлено, что в отделе продаж отсутствует система наставничества. Из-за этого новый сотрудник не проходит обучение работе со Скалой, ориентируется лишь на инструкции и не обращается за помощью к более опытным коллегам. По данному вопросу возможно несколько вариантов решения.

Предлагаемые решения:

  • Провести разовое обучение для всех сотрудников. Разработать систему наставничества (силами соответствующего подразделения клиента).
  • Провести аттестацию сотрудников на предмет умения работать со Скалой. По результатам аттестации принять решение о необходимости дополнительного обучения.

Трудозатраты будут зависеть от выбранного варианта, но ориентировочно, не превысят 8 часов.

Оценка консультационных трудозатрат: от 6 до 8 часов.

3.8. Сложность процедуры расчёта себестоимости рекламной продукции

Описание проблемы: Процедура расчёта себестоимости рекламной продукции («распилы», «чётки») и списания компонентов на её изготовление представляется сложной для пользователя.

Предлагаемое решение: Существующая процедура может быть существенно упрощена при наличии лицензии на «Списки материалов». В этом случае приход рекламной продукции и списание компонентов для её изготовления могут быть осуществлёны в одно действие при использовании заказа на продажу типа 6 для внутреннего покупателя. Себестоимость списанных материалов автоматически будет включена в себестоимость получаемой продукции. Пожалуйста, обсудите вопросы, связанные с лицензией на данную функциональность с Вашим Account Manager’ом. После приобретения данной функциональности мы будем готовы провести обучение сотрудников работе со списками материалов и заказами на продажу типа 6 для внутреннего покупателя.

Оценка консультационных трудозатрат: 8 часов.

3.9. Дополнительно: общие пожелания

Кроме этого мы рекомендуем провести обучение для сотрудника отдела ИТ, осуществляющего поддержку пользователей при работе с iScala, выбрав не только «технические» курсы, но и курсы, которые позволят ему лучше понять логику движения информации в системе при работе с модулями финансов и логистики. Пожалуйста, свяжитесь с координатором программ обучения для выбора подходящих курсов.

4. Предварительная оценка стоимости работ

Консультационные услуги предоставляются после достижения договоренности по объему работ и предварительному бюджету.

Таблица с расшифровкой стоимости предлагаемых решений

Примечание: Под оптимистичным (min) вариантом подразумевается, что при подготовке отчёта или настройке функциональности дополнительные изменения не потребуются, работа будет принята клиентом без каких-либо уточнений. Реалистичный вариант подразумевает, что в процессе проверки результатов будут высказаны небольшие дополнительные пожелания или уточнения.

С уважением,
Управляющий консультант/Руководитель проектов